Pour réaliser une charte de projet efficacement, il faut bien garder en tête que c’est l’une des étapes les plus importantes qui lancera le projet, formellement.
En grande partie, son objectif est de donner le plus de détails possible, sur le projet : ses buts, ses limites, ses livrables, son organisation et la marche à suivre pour sa mise en oeuvre. Aussi, la charte de projet vous permet de définir convenablement le périmètre de votre projet. Ainsi, vous saurez exactement quel sera votre travail à venir.
Il existe plusieurs formats de charte projet. Mais le but restera toujours le même. Si vous êtes pressé de la créer, attendez tout de même d’avoir vu toutes les parties en présence et d’avoir une vision globale du projet. En effet, sans cela, votre travail risquerait de ne servir à rien.
Vous trouverez, dans la suite de ce texte, comment bien construire votre charte, en quelques étapes incontournables.
Identifiez les objectifs fonctionnels dans votre charte de projet
Pour commencer, il vous faut dresser la liste des buts fonctionnels du projet que vous allez mener. À savoir : à quoi le projet va-t-il servir, précisément? Pour cela, vous devez décrire ce que le projet va résoudre comme problème fonctionnel. Par exemple, vous pouvez inclure à cette description, des extraits de comptes-rendus de vos réunions avec le client. Si vous en avez la capacité, essayez de rendre cette partie courte et simple à lire. En effet, cela montrera que vous maîtrisez l’importance du projet, en quelques points.
Il faut, surtout, qu’un lecteur extérieur au projet, puisse y retrouver lessentiel de l’utilité de celui-ci.
Expliquez les besoins du projet, en lui-même
Alors que la première étape vous a permis d’identifier ce que le projet allait résoudre, ici, vous vous concentrez sur ce dont il a besoin. Il est entendu, qu’à ce stade de la réalisation de votre charte projet, vous ne disposez pas de toutes les informations nécessaires. Cependant, vous pouvez d’ors et déjà établir ce qui est primordial pour l’avancement du travail.
Puisque vous avez rencontré les parties prenantes, tenez aussi compte de leurs nécessités. Et n’hésitez surtout pas à les exposer. En effet, chaque intervenant peut avoir un besoin différent pour la bonne marche du projet.
Essayez de hiérarchiser vos besoins : sont-ils critiques, nécessaires ou souhaitables ?
Tout ce qui pourrait faire résulter à un échec du projet doit être classé dans les besoins critiques. En ce qui concerne les besoins nécessaires, vous pouvez vous baser sur les demandes de votre client. Effectivement, il n’est pas risqué de ne pas en tenir compte, mais ils ont été formulés clairement par le prescripteur. Enfin, les besoins souhaitables seront ceux que vous identifiez et qui pourraient apporter un petit « plus ».
Assignez un chef de projet à votre charte projet
Cette partie de votre charte de projet doit être rapide, mais vous ne pouvez pas vous en passer. En effet, elle permet de définir le niveau d’implication du chef de projet.
Par exemple, pouvez-vous décider des budgets et des dépenses ? Avez-vous le droit de statuer sur la composition des équipes de travail ? Il est important que vous puissiez, dès le départ, savoir quelle est votre marge de manuvre et l’écrire noir sur blanc. Pour cela, si vous disposez de projets antérieurs, n’hésitez pas à vous appuyer dessus comme exemple charte de projet.
Pas de charte de projet sans Jalons
Ici, il ne s’agit pas d’établir toute la planification du projet, mais tout de même, de proposer un calendrier succinct. Il est fort possible que vous n’ayez pas encore d’équipe constituée. Cependant, vous connaissez déjà les impératifs techniques et ceux du client. Vous pouvez ainsi, poser les jalons principaux, ceux des livrables, ceux des réunions obligatoires ou bien ceux des dates importantes.
Vous pouvez tout à fait préciser dans votre charte de projet, que ce jalonnement sera surement sujet à des modifications ultérieures.
Définissez le contexte dans votre charte de projet
Ce qui contextualise votre projet, bien que ce soit un facteur modulable au fil du temps, est aussi à prendre en compte. Afin de fournir une analyse claire des circonstances, vous pouvez rédiger votre synthèse avec trois axes : lorganisation, l’environnement et l’externe.
Tout d’abord, concernant le contexte organisationnel, fixez le fonctionnement de l’entreprise, elle-même. Par exemple, demandez-vous combien de temps il vous faut pour obtenir vos achats. Ou encore exprimez quels sont les circuits de validation et leur durée.
Ensuite, pour l’environnement de votre projet, vous pouvez travailler sur la hiérarchie de celui-ci. Qui sont les donneurs d’ordre ? Quelles décisions peuvent être prises et par qui ? Quelles sont les marges de manuvre des équipes qui sont sur le projet ?
Pour finir, le contexte externe, touche à ce qui est extérieur à l’entreprise. Par exemple si le marché est porteur ou non. Aussi, intéressez-vous aux normes en vigueur et à vos concurrents.
Quelles sont les parties prenantes du projet ?
La dernière étape d’une charte de projet, va s’intéresser à définir exactement, les parties prenantes et leurs rôles respectifs. Il ne faut pas négliger ce travail, en effet, il permet à chacun de s’y référer en cas de complication ultérieure. Pour cela, vous devez vraiment citer tous les intervenants. Ne négligez pas le client, ni le comité de projet ou toute autre forme de décisionnaires finaux.
En plus, vous pouvez préciser de quelles manières ils peuvent intervenir et quels sont leurs niveaux d’autorité. Pensez aussi à parler de ceux qui n’ont qu’un rôle consultatif. Également, précisez qui fournit les ressources techniques ou humaines, qui réceptionne les livrables et qui se charge de la communication groupée.
Pour conclure sur la charte projet
Nous venons de voir que la charte de projet est nécessaire à un début de projet bien bâti. Cela ne veut pas dire que les parties prenantes figent les choses dans le marbre. En effet, chacun peut y apporter des correctifs, par la suite. Cependant, c’est un travail qui clarifie le projet à venir. C’est l’occasion de définir les tâches à réaliser, de quelles manières elles le seront et dans quel contexte vous évoluez. C’est aussi une bonne façon de communiquer avec votre client.
Lors de vos premières planifications sur Nutcache, pensez donc à inclure un temps pour la rédaction de la charte de projet. Vous pourrez y joindre tous les documents affairant et y centraliser votre travail.
