Si vous ne mettez pas en œuvre une gestion financière de projet efficace, les finances de votre entreprise risquent d’être mises à mal. Les données de Wellingtone montrent que seulement 43 % des organisations réalisent des projets dans le cadre de leurs budgets fixes, toujours ou la plupart du temps. La majorité des entreprises doivent donc se battre pour mener à bien leurs projets sans puiser dans leurs ressources financières de manière imprévue.
L’étude montre que de nombreux projets dépassent la portée de leur budget fixe et finissent par coûter aux organisations plus que ce qu’elles avaient prévu. Mais pourquoi cela se produit-il? La réponse à cette question réside dans l’efficacité avec laquelle une entreprise gère ses processus de gestion financière de projet. Cela comprend la planification, la budgétisation, le suivi et la surveillance des indicateurs de performance financière des projets.
Dans cet article, nous allons explorer les nuances d’une gestion financière de projet efficace afin que vous puissiez rationaliser vos propres processus.
Qu’est-ce que la gestion financière de projet?
La gestion de projet est un ensemble de processus et de tâches que les organisations utilisent pour exécuter avec succès et de manière stratégique des projets du début à la fin. La gestion financière de projet est un aspect crucial de la gestion de projet dans son ensemble. Souvent appelée comptabilité de projet, la gestion financière de projet vise à rationaliser et à optimiser les besoins et les aspects financiers d’un projet, y compris les revenus, les bénéfices et les coûts.
Pour garantir que chaque projet que vous entreprenez soit achevé dans le respect du budget, votre approche de la gestion financière de projet doit combiner les éléments suivants :
- la planification;
- la budgétisation;
- l’estimation;
- les techniques de financement;
- des processus de gestion des dépenses.
Une bonne budgétisation des projets est sans doute la plus essentielle de ces responsabilités. Elle établit un cadre solide à partir duquel votre entreprise peut travailler pour allouer efficacement les ressources financières dans les limites de votre budget et de vos estimations.
L’ABC de la gestion financière de projet
Ces définitions vous permettront d’approfondir vos connaissances en matière de gestion financière de projet et d’améliorer les chances de réussite financière à long terme de votre entreprise.
Comptabilité
Chaque projet entrepris par votre organisation est unique. Il comporte un ensemble de risques, d’avantages, de défis et de besoins qui lui sont propres. La comptabilité de projet est le processus par lequel les décideurs et les gestionnaires de projet assurent le suivi des coûts et des avantages financiers, tels que les revenus et les bénéfices. Elle comprend également toutes les autres mesures financières associées à un projet individuel.
La comptabilité de projet est donc une forme de comptabilité utilisée pour contrôler toutes les transactions financières effectuées pour soutenir un projet unique. L’objectif premier de la comptabilité de projet est de fournir des informations financières qui permettent de gérer et de suivre les performances et les progrès d’un projet dans le cadre du budget disponible.
La comptabilité de projet est souvent utilisée pour identifier les projets et les tâches qui auront l’impact le plus important sur une entreprise. En particulier en termes de rentabilité des investissements (ROI). La comptabilité de projet cherche à minimiser les coûts et les dépassements de budget. Ce faisant, elle veille à ce que les projets restent rentables et produisent une rentabilité des investissements élevé et constant pour votre organisation et vos clients.
Cette forme de comptabilité requiert généralement une série de responsabilités en matière de rapports financiers. Il s’agit notamment de
- les notes de frais;
- la facturation;
- la gestion financière des délais et des budgets;
- la gestion stratégique des ressources du projet;
La facturation
L’objectif de la facturation d’un projet est de faire en sorte que votre organisation soit payée rapidement et intégralement. Les projets peuvent fréquemment durer longtemps – des mois, voire des années – avant d’être menés à bien. C’est donc une bonne pratique que de facturer fréquemment tout au long du projet afin de rationaliser votre trésorerie et de réduire le risque de non-paiement.
Inversement, de nombreux clients préfèrent payer lorsque les projets sont terminés et finalisés pour minimiser leur propre risque. Vous pouvez trouver un équilibre entre ces besoins en élaborant un système de facturation du projet que toutes les parties concernées approuvent et s’engagent à respecter. Les projets peuvent être facturés par tranches à des étapes déterminées ou mensuellement sur la base de vos rapports d’activité. La structure de facturation de votre projet peut être personnalisée de toutes les manières possibles, pour autant que vous et vos clients vous y sentiez à l’aise. Elle constituera un élément essentiel de votre stratégie globale de gestion financière des projets.
La budgétisation
La budgétisation permet à votre entreprise d’établir un budget réaliste, basé sur des données, de toutes les dépenses et de tous les revenus prévus. Le moyen le plus simple de créer des budgets précis pour les projets est d’utiliser un service de budgétisation automatisé ou une plateforme logicielle pour établir des budgets que vous pourrez ajuster en fonction de vos besoins.
Vous pouvez utiliser un service de budgétisation automatisé pour établir des budgets et des objectifs granulaires pour des ressources spécifiques, des étapes de projet et des projets dans leur ensemble. La plupart des systèmes modernes proposent des contrôles personnalisés qui vous permettent de modifier les modèles de tarification et les taux des projets, d’inclure les coûts des congés du personnel et les imprévus, et d’ajouter d’autres facteurs individuels susceptibles d’influer sur les budgets de vos projets.
Contrôle des coûts
McKinsey estime que si les maîtres d’ouvrage poursuivent leur trajectoire actuelle de dépassements budgétaires constants, les dépenses d’investissement mondiales pourraient atteindre 82 000 milliards de dollars d’ici à 2025. Le contrôle des coûts d’un projet, également connu sous le nom de gestion des coûts, est un processus par lequel les gestionnaires de projet identifient et réduisent les dépenses afin de maximiser la rentabilité d’un projet. Le contrôle des coûts peut s’effectuer au niveau d’un projet ou dans l’ensemble de l’organisation. Mais en tant que chef de projet, vous utiliserez ces pratiques pour gérer vos ressources et réduire les dépenses excessives dans la mesure du possible.
La plupart des entreprises utilisent des outils de reporting pour le contrôle des coûts afin d’identifier les dépenses excessives dans le cadre du budget d’un projet. Supposons, par exemple, que le développeur web indépendant que vous avez engagé pour un nouveau projet mette plus de temps que prévu à développer un site web utilisable. Lorsque vous identifiez ce coût permanent à l’aide des bons outils de reporting, vous pouvez prendre des mesures en engageant un développeur web en interne pour votre prochain projet afin de minimiser les coûts et d’améliorer votre efficacité et la rentabilité du projet.
Estimation
L’estimation de projet vous donne une vue d’ensemble de la durée d’un projet individuel et des types de ressources dont il a besoin. Elle indique également la quantité de chaque ressource nécessaire et les produits à livrer pour mener à bien le projet.
Essentiellement, l’estimation d’un projet est une ligne directrice informée sur les coûts, les ressources et le temps nécessaires à un projet, de son lancement à son achèvement. La majorité des estimations de projet utilisent les données et l’automatisation de projets antérieurs pour faire des prévisions éclairées sur les ressources dont un projet en cours aura besoin. Ces données antérieures peuvent inclure les budgets et les calendriers de tâches similaires, l’expérience passée en matière d’estimation de projet et les besoins antérieurs des parties prenantes pour évaluer les exigences d’un projet en cours.
Ces informations sont ensuite associées à des informations spécifiques à vos projets en cours, telles que les budgets et les attentes des clients, afin de structurer vos efforts et de produire des résultats plus rentables. L’estimation d’un projet prend en compte des facteurs tels que le coût, la portée et le temps. Elle peut être réalisée selon une série de techniques d’estimation telles que l’estimation descendante, l’estimation ascendante et l’estimation en trois points.
Financement
En fonction de la nature de votre entreprise, il existe de nombreuses sources de financement externes pour lancer votre projet. Si vous êtes à la recherche d’un financement, l’un des premiers points examinés par un investisseur sera votre situation financière. Votre comptabilité doit être en ordre, vos impôts doivent être correctement déclarés et vous devez disposer de prévisions et de projections fondées sur des données et des recherches solides.
Les sources de financement les plus courantes sont les fonds propres, les prêts, les investisseurs, les financements privés, les subventions et les fonds. Les sources de financement à court terme d’un projet comprennent les facilités de caisse et les prêts d’institutions financières et d’investisseurs privés.Les sources à long terme comprennent les emprunts obligataires, le capital-risque, le capital social, les bénéfices non distribués, l’émission d’actions, ainsi que les subventions et le financement de projets.
La planification
Une planification minutieuse est essentielle à la réussite de tout type de projet. Elle se présente sous la forme d’un document détaillé qui décrit exactement ce dont votre organisation a besoin pour gérer et mener à bien un projet.
Au cours de la phase de planification du projet, votre équipe explorera une série de phases de planification et d’exigences. Il s’agit notamment des éléments suivants
- l’objectif du projet;
- l’étendue des travaux;
- Aperçu des parties prenantes;
- les délais;
- Contraintes et limitations;
- Coûts et plans de gestion des risques;
- Plans de communication et de gestion de la qualité;
- Plans de gestion du changement.
Vous pouvez également souhaiter créer une charte de projet dès le début du cycle de vie de votre projet. Ce bref document vous donnera une vue d’ensemble du champ d’application du projet, du calendrier, des étapes, des produits livrables, des principales parties prenantes, des contraintes, des hypothèses et du résumé du projet afin de guider les efforts de votre équipe.
La manière la plus simple de créer un plan et une charte de projet concis est d’utiliser des modèles propres à votre secteur d’activité et à la nature de votre projet. Vous trouverez facilement ces modèles en ligne. Vous pouvez également utiliser un outil de gestion de projet automatisé pour achever la phase de planification de manière structurée.
Suivi des données financières
Le suivi des données financières de votre projet est sans doute l’un des processus les plus importants de la gestion de projet dans son ensemble. De nombreux chefs de projet envisagent un large éventail de processus pour contrôler les paramètres financiers de leur projet. Mais aujourd’hui, la plupart d’entre eux recherchent plutôt un outil unique et central pour y parvenir. Cependant, l’utilisation de nombreux tableurs et documents peut compliquer vos responsabilités en matière de gestion financière et augmenter le risque d’erreur. Heureusement, il existe des solutions plus efficaces pour simplifier le processus.
L’utilisation d’un logiciel de gestion financière de projet peut vous aider à suivre sans effort les revenus, les flux de trésorerie du projet, à évaluer la valeur acquise et les marges bénéficiaires, et bien plus encore. Le tout à partir d’un tableau de bord unique. Ces plateformes logicielles utilisent les meilleurs indicateurs clés de performance, notamment les indicateurs clés de rentabilité (KPIs), d’efficacité, d’évaluation, de liquidité et d’effet de levier. Vous obtenez ainsi une représentation claire et précise de la situation financière de votre projet.
En conclusion
La gestion financière de projet nécessite une approche complexe et nuancée, tenant compte d’un large éventail de facteurs susceptibles d’affecter la rentabilité et le succès global de votre projet. L’aperçu ci-dessus devrait vous donner une idée plus détaillée de l’ABC financier de la gestion de projet, de la comptabilité à la budgétisation et au contrôle des coûts, en passant par l’estimation, la planification et le suivi des mesures financières clés.
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